LEY DE
PROTECCIÓN DE DATOS

I - Objetivo

El objetivo de este manual es establecer los lineamientos generales para recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos que se manejan para los asociados, empleados, proveedores y beneficiarios. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos.

II - Alcance

Aplica para todos los datos que se manejan en Cooacueducto, los entes externos a los que se les reportan datos o que nos la entregan.

III - Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su  calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y  sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o  étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un  tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Causahabiente: En Derecho, es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución  puede haberse producido por acto entre vivos inter vivos o por causa de muerte mortis causa.

IV - Prinicipios

Los principios rectores para la protección de datos son los consagrados en la ley estatutaria 1581 del 2012 donde se enuncian el Principio de legalidad en materia de Tratamiento de dato, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad y principio de confidencialidad.

V - Derechos y deberes para el tratamiento de datos personales

1. Derechos: Los titulares o representantes de la información personal, tendrán derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión   procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2. Deberes: Los deberes aplicables a los responsables del manejo de la información, se encuentran definidos en la ley estatutaria No. 1581 del 17 de octubre.

 

3. Suministro de la información. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. 

 

4. Deber de informar al Titular. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012, respecto al tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad, sobre la facultad del tratamiento de los datos sensibles o de niños(as) adolescentes, los derecho como titular, la información permitida del responsable del tratamiento de datos.

Nota: Para lo anterior se tendrá los registros donde se solicitud y entrega de información por parte del titular.

 

5. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las personas autorizadas según lo establece ley estatutaria 1581 de 2012, como son los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, a entidades públicas o jurídicas en ejercicios de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el titular o por la ley.

VI - Clasificación de las bases de datos

1. Bases de Datos de Asociados: son el conjunto de datos agrupados por medio físico o electrónico, de naturaleza pública y/o sensible, de los titulares los cuales se encuentran en calidad de asociados de Cooacueducto.

Nota: En el proceso de los datos de los asociados se tiene.

 

2. Bases de datos Empleados: son el conjunto de datos agrupados por medio físico o electrónico que de naturaleza pública y/o sensible de los titulares los cuales se encuentran vinculados laboralmente con Cooacueducto.

 

3. Bases de datos proveedores: son el conjunto de datos agrupados por medio físico o electrónico que de naturaleza pública y/o sensible de los titulares y/o representantes los cuales se encuentran en calidad de Proveedores de Cooacueducto y que tienen o tuvieron vinculo contractual y comercial para adquisición de bienes y servicios demandados por ella para su normal funcionamiento o cumplimiento de su objeto social.

 

4. Bases de datos de beneficiarios: son el conjunto de datos agrupados por medio físico o electrónico que de naturaleza pública y/o sensible de los titulares y/o representantes los cuales se encuentran en calidad de beneficiarios de los asociados de Cooacueducto, en los diferentes servicios que presta Cooacueducto o en caso de fallecimiento para reclamar beneficio vigentes, según sea el caso.

 

5. Bases de datos de no asociados: son el conjunto de datos agrupados por medio físico o electrónico que de naturaleza pública y/o sensible de los titulares y/o representantes los cuales se encuentran en calidad ex asociados

VII - Responsable de la atención de peticiones, consultas o reclamos (PQR) sobre datos personales

Para el tratamiento de bases de datos se tendrán las siguientes responsabilidades para atención a las peticiones, consultas o reclamos:

 

  • La atención a los trámites de Asociados, de beneficiarios y no asociados, estarán a cargo del Jefe de Servicio al asociado.
  • La atención a los tramites de Empleados, estarán a cargo Coordinación de Talento Humano.
  • La atención a los tramites de proveedores, estarán a cargo Coordinación de Compras. Por la anterior cualquier petición, consulta o reclamo deberá ser radicada en el área de correspondencia con el formato estipulado para dicho trámite y dirigida al área correspondiente según responsables anteriormente mencionados. En caso de ser una actualización de información el procedimiento será el vigente.

VIII - Procedimiento

1. Procedimiento para consultar, rectificar y actualizar el titular, causahabiente o representante legal, podrá solicitar a Cooacueducto:

 

  • De forma presencial por medio de documento de identidad o soporte legal conocer la información, rectificarla y actualizarla respecto a la que se maneja por parte de Cooacueducto. Serán las mismas áreas enunciadas como responsables PQR a excepción de los asociados quienes podrán acercarse al área de servicio al asociado para el trámite respectivo.
  • Para los asociados de Cooacueducto pueden consultar y actualizar la información en el portal web www.cooacueducto.coop en la sección Consulte su estado de cuenta.
  • Cuando se trate de información que esté a cargo del encargado del tratamiento de datos se debe solicitar de manera escrita radicando el respectivo formato puede solicitar para conocer, rectifica y actualizar

Nota 1: Para todas las situaciones anteriores que no son resueltas presencialmente se debe radicar en el área de correspondencia el formato proporcionado por Cooacueducto indicando la clasificación de titular para direccionar al área respectiva.


Nota 2: En caso de solicitarse una petición se responderá dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la radicación en el área correspondencia de Cooacueducto, en caso de no poder ser atendida en ese tiempo, se informará al solicitante los motivos de la demora e informando la fecha en la que se responderá, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del primer término.

 

2. Procedimiento para suprimir o revocar la autorización de datos

 

En caso de solicitar suprimir o revocar autorizaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio encargado y este haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Cooacueducto realizará el tramite respectivo. 

 

Cuando la reclamación o supresión de los datos obedece a otras condiciones previamente identificadas y sustentadas se realizará el mismo procedimiento de radicación en correspondencia y Cooacueducto responderá dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la radicación en el área correspondencia de Cooacueducto, en caso de no poder ser atendida en ese tiempo, se informará al solicitante los motivos de la demora e informando la fecha en la que se responderá, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del primer término.

POLÍTICA DE
GESTIÓN DE COBRO

En Cooacueducto queremos que usted tenga claridad sobre el manejo de los procesos de la gestión de cobranza.

  • Cobro persuasivo: Cooacueducto realizara gestión de cobranza a los asociados que presentan mora de 6 a 30 días, con un saldo mínimo en mora de $10.000, recordando el pago de la cuota y recomendando el pago oportuno para tener los beneficios activos a los que tiene derecho.

  • Cobro administrativo: Se enviará comunicación escrita a los asociados que presentan mora de 31 a 90 días, recordándole sus compromisos adquiridos e informándole que puede incurrir en gastos jurídicos.
     
  • Cobro pre jurídico: Cuando el deudor tenga mora superior a 90 días e inferior a 120, la cooperativa a través de Asesor Jurídico externo, hará una etapa inicial  del cobro Prejuridico para tener un acercamiento con el asociado, de tal forma que permita explorar hasta las últimas posibilidades de recuperación del crédito.

  • Cobro Jurídico: Agostada la etapa anterior, la Cooperativa enviará los créditos no recuperados a los abogados designados previamente para este fin, con le fin de hacer efectivas las garantías.

MECANISMOS DE COBRANZA

  • Telefónico, mensajes SMS de texto.
  • Comunicaciones a través de los diferentes medios, carta o correo electrónico.
  • Gestión de cobro realizado por el asesor jurídico autorizado, el cual cuenta con todas las herramientas necesarias para resolver sus  inquietudes en cobro pre jurídico y jurídico.

MEDIOS DE PAGO

  • Cajas de la Cooperativa ubicada en la cra 37 N. 23ª-60.
  • Banco de Bogota cuenta de ahorros N. 035518505
  • El asesor jurídico no está autorizado a recibir sumas de dinero por ningún concepto.

ATENCIÓN AL PÚBLICO

  • Coordinador de cartera de lunes a viernes en horario de oficina o al teléfono 3683100 ext 27. cel: 318 3483554 Correo electrónico coordinador.cartera@cooacueducto.coop
  • Asesora Jurídica Dra. Sandra Rosa Acuña Paez en la calle 29bis # 6-58 oficina 402 edificio el museo, de lunes a viernes de 2:00 pm a 5:00 pm,Correo electrónico sandrarap72@hotmail.com teléfono: 7447189, CEL: 313-3156156

POLÍTICA DE
CALIDAD

  • COOACUEDUCTO está comprometida a satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros asociados y sus familias, a través de un portafolio integral de servicios que permita un desarrollo social sostenible, apoyándose en el talento humano competente que contribuya a la mejora continua.
Chat en línea
Ayuda?
Hola
Puedo ayudarte?